Steigende Lebenshaltungskosten, der Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte und der Wunsch nach attraktiven Mitarbeiterbenefits – all das macht den Essenszuschuss für Arbeitgeber zu einem gefragten Instrument moderner Personalstrategie. Einen steuerbegünstigten Essenszuschuss zu gewähren ist nicht nur eine Geste der Wertschätzung: Es ist eine echte Win-win-Situation für beide Seiten. Mitarbeitende profitieren von einem spürbaren Netto-Vorteil bei der täglichen Verpflegung, während Unternehmen gleichzeitig Lohnnebenkosten sparen und ihre Arbeitgebermarke stärken.
Was ist ein Essenszuschuss – und warum ist er so attraktiv?
Beim Essenszuschuss handelt es sich um einen finanziellen Beitrag des Arbeitgebers zur Verpflegung seiner Mitarbeitenden. Im Gegensatz zu einer klassischen Gehaltserhöhung bietet der Zuschuss zur Verpflegung einen entscheidenden Vorteil: Unter bestimmten Voraussetzungen bleibt er steuer- und sozialversicherungsfrei – oder kann zumindest pauschal versteuert werden, was für beide Seiten deutlich günstiger ist als eine reguläre Lohnerhöhung.
Für Arbeitgeber ist der Essenszuschuss besonders interessant, weil er ein vergleichsweise einfaches und kostengünstiges Instrument darstellt, um die Zufriedenheit und Bindung der Belegschaft zu steigern. In der Praxis berichten viele Arbeitgeber, dass Mitarbeitende, die sich am Arbeitsplatz gut versorgt fühlen, produktiver arbeiten und seltener den Arbeitgeber wechseln. Gleichzeitig signalisiert ein Verpflegungszuschuss, dass das Unternehmen sich aktiv um das Wohlbefinden seines Teams kümmert – ein wichtiger Faktor im Employer Branding.
Gesetzliche Grundlage: Der amtliche Sachbezugswert
Die steuerliche Behandlung des Essenszuschusses basiert auf dem amtlichen Sachbezugswert, der jährlich vom Bundesministerium für Arbeit und Soziales angepasst wird. Für das Jahr 2026 gelten folgende Werte:
- Mittagessen oder Abendessen: 4,57 Euro pro Mahlzeit
- Frühstück: 2,37 Euro pro Mahlzeit
Gewährt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden verbilligte oder kostenlose Mahlzeiten – beispielsweise in einer Betriebskantine –, wird der amtliche Sachbezugswert als geldwerter Vorteil angesetzt und ist grundsätzlich lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Der Clou liegt jedoch in der Möglichkeit der Zuzahlung: Zahlt der Mitarbeitende mindestens den Sachbezugswert selbst (also z. B. 4,57 Euro für ein Mittagessen), entsteht kein geldwerter Vorteil, und der restliche Zuschuss des Arbeitgebers bleibt steuerfrei. Alternativ kann der Arbeitgeber den Sachbezugswert mit 25 % pauschal versteuern (§ 40 Abs. 2 EStG), was deutlich günstiger ist als die individuelle Versteuerung.
Wie wird der Essenszuschuss berechnet?
Die Berechnung des Essenszuschusses hängt davon ab, welches Modell der Arbeitgeber wählt. Hier drei gängige Szenarien:
Szenario 1: Betriebskantine mit Arbeitgeberzuschuss Der Arbeitgeber bezuschusst die Mahlzeit in der eigenen Kantine. Kostet das Mittagessen beispielsweise 6,00 Euro und zahlt der Mitarbeitende 4,57 Euro selbst, übernimmt der Arbeitgeber die restlichen 1,43 Euro. Da der Eigenanteil des Mitarbeitenden mindestens dem Sachbezugswert entspricht, entsteht kein steuerpflichtiger Vorteil.
Szenario 2: Digitale Essensmarken Der Arbeitgeber stellt pro Arbeitstag einen Zuschuss von bis zu 7,67 Euro bereit (Sachbezugswert von 4,57 Euro + maximaler Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro). Der Mitarbeitende löst diesen Betrag bei teilnehmenden Restaurants, Supermärkten (nur verzehrfertige Speisen/Lebensmittel, keine Vorratskäufe) oder Lieferdiensten ein. Der Sachbezugswert von 4,57 Euro kann pauschal mit 25 % versteuert werden, während der Arbeitgeberzuschuss von 3,10 Euro komplett steuerfrei bleibt. Voraussetzung ist u. a., dass der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigt.
Szenario 3: Restaurantschecks oder Essensgutscheine Der Arbeitgeber gibt Restaurantgutscheine oder Essensgutscheine aus, die der Mitarbeitende in teilnehmenden Gastronomien einlösen kann. Auch hier gilt: Der Gesamtwert darf 7,67 Euro pro Arbeitstag nicht überschreiten, um die steuerlichen Vorteile voll auszuschöpfen.
| Modell | Max. Wert pro Tag | Arbeitgeberzuschuss (steuerfrei) | Sachbezugswert (pauschal 25 %) |
|---|---|---|---|
| Kantine | variabel | Differenz zum Sachbezugswert | 4,57 € |
| Digitale Essensmarken | 7,67 € | 3,10 € | 4,57 € |
| Restaurantschecks | 7,67 € | 3,10 € | 4,57 € |
Wann bleibt der Essenszuschuss steuerlich begünstigt?
Damit der Essenszuschuss seine steuerlichen Vorteile entfaltet, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
1. Zusätzlichkeit: Der Zuschuss muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Gehaltsumwandlung ist nicht zulässig.
2. Arbeitstägliche Gewährung: Der Zuschuss darf nur für tatsächliche Arbeitstage gewährt werden – nicht an Wochenenden, Feiertagen, Urlaubstagen oder Krankheitstagen. In der Praxis wird meist eine Mahlzeit pro Arbeitstag bezuschusst; grundsätzlich gilt die Bewertung je Arbeitstag und je Mahlzeit (unter Beachtung der Vorgaben).
3. Einhaltung des Höchstbetrags: Der Gesamtbetrag pro Mahlzeit darf 7,67 Euro nicht überschreiten (Sachbezugswert + maximaler Arbeitgeberzuschuss). Wird der Grenzwert überschritten, ist eine Bewertung mit dem Sachbezugswert nicht mehr möglich; der Vorteil ist dann nach den allgemeinen Grundsätzen (tatsächlicher Wert/Zuschuss) zu versteuern.
4. Nachweispflicht: Der Arbeitgeber muss dokumentieren können, dass der Zuschuss tatsächlich für die Verpflegung an Arbeitstagen verwendet wurde. Je nach Umsetzungsmodell gelten Vereinfachungen; digitale Lösungen wie Essensmarken-Apps erleichtern diese Dokumentation erheblich.
5. Kein Bargeldersatz: Der Zuschuss darf nicht in bar ausgezahlt werden, sondern muss zweckgebunden als Sachbezug erfolgen – etwa über Gutscheinkarten, digitale Essensmarken oder Kantinenzuschüsse.
Formen des Essenszuschusses in der Praxis
In der betrieblichen Praxis haben sich verschiedene Modelle für den Essenszuschuss etabliert:
Betriebskantine: Die klassische Variante – der Arbeitgeber betreibt eine eigene Kantine oder kooperiert mit einem Catering-Anbieter. Für große Unternehmen oft die wirtschaftlichste Lösung, für KMU jedoch häufig zu aufwändig.
Digitale Essensmarken und Apps: Die modernste und flexibelste Lösung. Mitarbeitende erhalten pro Arbeitstag ein digitales Guthaben, das sie bei einer Vielzahl von Akzeptanzstellen einlösen können – vom Supermarkt (nur verzehrfertige Speisen/Lebensmittel, keine Vorratskäufe) über den Lieferdienst bis zum Restaurant um die Ecke.
Restaurantgutscheine: Physische oder digitale Gutscheine, die bei teilnehmenden Restaurants eingelöst werden können. Weniger flexibel als digitale Essensmarken, aber für manche Unternehmensstrukturen eine praktikable Lösung.
Direkter Zuschuss über die Gehaltsabrechnung: Der Arbeitgeber rechnet den Essenszuschuss über die Lohnabrechnung ab. Steuerlich korrekt, aber administrativ aufwändiger, da für jeden Arbeitstag eine Einzelabrechnung erforderlich ist.
Essenszuschuss als Teil einer ganzheitlichen Benefit-Strategie
Der Essenszuschuss ist ein wirkungsvolles Instrument – doch seine volle Stärke entfaltet er als Baustein einer durchdachten Gesamtstrategie für Mitarbeiterbenefits. Im Vergleich zur klassischen Gehaltserhöhung bietet er einen klaren Netto-Vorteil: Während von einer Bruttoerhöhung je nach Steuerklasse nur 50–60 % beim Mitarbeitenden ankommen, fließt der Essenszuschuss nahezu vollständig als Netto-Vorteil in die Tasche der Beschäftigten.
Darüber hinaus lässt sich der Essenszuschuss hervorragend mit weiteren steuerfreien Arbeitgeberleistungenkombinieren. Neben dem täglichen Verpflegungszuschuss können Unternehmen beispielsweise den monatlichen Sachbezug von 50 Euro gemäß § 8 EStG nutzen, einen Zuschuss zum Deutschlandticket gewähren oder Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen wie Geburtstag oder Jubiläum steuerfrei ausgeben. Diese intelligente Kombination ermöglicht es Arbeitgebern, ihren Mitarbeitenden mehrere hundert Euro zusätzlich zum regulären Gehalt zukommen zu lassen – bei gleichzeitig geringeren Lohnnebenkosten als bei einer vergleichbaren Bruttoerhöhung.
Für das Employer Branding sind solche Zusatzleistungen Gold wert: Unternehmen, die ein attraktives Benefit-Paket anbieten, heben sich im Wettbewerb um Fachkräfte deutlich ab. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels kann ein durchdachtes Benefit-Programm den entscheidenden Unterschied machen.
Sachbezugskarten als ideale Ergänzung zum Essenszuschuss
Der Essenszuschuss deckt die tägliche Verpflegung ab – doch viele Mitarbeitende wünschen sich darüber hinaus weitere flexible Benefits, die sie nach eigenen Vorlieben einsetzen können. Genau hier kommen Sachbezugskarten ins Spiel: Mit der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro gemäß § 8 EStG können Arbeitgeber ihren Beschäftigten zusätzlich zum Essenszuschuss einen weiteren steuer- und sozialversicherungsfreien Vorteil bieten.
Während der Essenszuschuss gezielt die tägliche Verpflegung unterstützt, eröffnen Sachbezugskarten den Mitarbeitenden die Freiheit, ihr monatliches Guthaben bei einer Vielzahl von Akzeptanzstellen einzulösen – ob an der Tankstelle, im lokalen Einzelhandel oder bei Online-Shops. In Kombination ergeben sich für Unternehmen jeder Größe beachtliche Netto-Vorteile: Bis zu 7,67 Euro pro Arbeitstag über den Essenszuschuss und zusätzlich 50 Euro monatlich über die Sachbezugskarte bedeuten für den einzelnen Mitarbeitenden einen spürbaren Mehrwert – ohne Arbeitgeber-Sozialversicherungsbeiträge. Hochgerechnet auf ein ganzes Jahr ergibt sich so, je nach Anzahl der Arbeitstage, typischerweise ein netto-wirksamer Gesamtvorteil von rund 2.300 bis 2.450 Euro pro Mitarbeiter.
Welcher Anbieter von Sachbezugskarten passt zum eigenen Unternehmen?
Der Markt ist mittlerweile unübersichtlich: Verschiedene Anbieter unterscheiden sich in Bezug auf Konditionen, Akzeptanznetzwerk, technische Lösungen und Verwaltungsaufwand. Genau hier unterstützt mitarbeiterkarten24.de mit einem kostenlosen und unverbindlichen Beratungsservice. Als unabhängiger Vergleichsservice hilft mitarbeiterkarten24.de Unternehmen dabei, den optimalen Anbieter für ihre spezifischen Anforderungen zu finden – von der individuellen Bedarfsanalyse über den transparenten Anbietervergleich bis hin zur Unterstützung bei der Implementierung. Der gesamte Beratungsprozess ist für Arbeitgeber vollständig kostenfrei.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen, die nicht über eine eigene HR-Abteilung verfügen, ist dieser Service besonders wertvoll: Statt selbst mühsam verschiedene Anbieter zu recherchieren und Konditionen zu vergleichen, profitieren Arbeitgeber vom Expertenwissen des Teams und können sicher sein, dass alle empfohlenen Lösungen rechtskonform und steuerlich geprüft sind. So lässt sich der Essenszuschuss nahtlos mit einer passenden Sachbezugskarte ergänzen – für ein umfassendes Benefit-Paket, das die Mitarbeiterbindung nachhaltig stärkt.
Essenszuschuss und Sachbezugskarte – das starke Duo für Ihr Unternehmen
Der Essenszuschuss ist weit mehr als ein nettes Extra: Er ist ein strategisches Instrument, das Mitarbeiterzufriedenheit, Gesundheit und Arbeitgeberattraktivität gleichermaßen fördert. Mit den richtigen Rahmenbedingungen – Einhaltung des Sachbezugswerts, arbeitstägliche Gewährung und saubere Dokumentation – nutzen Sie die steuerlichen Vorteile voll aus und bieten Ihren Beschäftigten einen echten Mehrwert.
In Kombination mit einer Sachbezugskarte entsteht ein leistungsstarkes Benefit-Paket, das Ihr Unternehmen im Wettbewerb um Fachkräfte deutlich nach vorne bringt. Und mit der kostenlosen Beratung von mitarbeiterkarten24.definden Sie schnell und unkompliziert den passenden Anbieter – ganz ohne Rechercheaufwand und versteckte Kosten.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie hoch darf der Essenszuschuss pro Arbeitstag maximal sein?
Der maximale Essenszuschuss beträgt aktuell (2026) 7,67 Euro pro Arbeitstag. Dieser setzt sich aus dem amtlichen Sachbezugswert von 4,57 Euro (pauschal mit 25 % versteuerbar) und dem steuerfreien Arbeitgeberzuschuss von maximal 3,10 Euro zusammen. Die Werte gelten für Mittag- und Abendessen; für das Frühstück liegt der Sachbezugswert bei 2,37 Euro.
Kann der Essenszuschuss auch an Mitarbeitende im Homeoffice gewährt werden?
Ja, auch Mitarbeitende im Homeoffice können den Essenszuschuss erhalten. Entscheidend ist, dass der Zuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird – unabhängig davon, ob die Arbeit im Büro oder im Homeoffice stattfindet. Digitale Essensmarken eignen sich hierfür besonders gut, da die Mitarbeitenden den Zuschuss flexibel bei Supermärkten (nur verzehrfertige Speisen/Lebensmittel, keine Vorratskäufe), Lieferdiensten oder Restaurants in ihrer Nähe einlösen können.
Was sind digitale Essensmarken?
Digitale Essensmarken werden pro Arbeitstag auf eine App oder Karte geladen und können bei teilnehmenden Restaurants, Kantinen oder Lebensmittelhändlern eingelöst werden. Der Wert darf aktuell (2026) 7,67 Euro pro Arbeitstag nicht übersteigen. Die digitale Umsetzung erleichtert die Verwaltung für den Arbeitgeber erheblich und bietet den Mitarbeitenden mehr Flexibilität bei der Nutzung des Essenszuschusses.
Welche Vorteile hat der Essenszuschuss im Vergleich zur Gehaltserhöhung?
Beim Essenszuschuss profitieren beide Seiten: Mitarbeitende erhalten den vollen Betrag ohne individuelle Steuer- und Sozialversichrungsabzüge, während Arbeitgeber lediglich ggf. eine Pauschalsteuer auf den Sachbezugswert tragen. Bei einer Gehaltserhöhung dagegen gehen je nach Steuerklasse 40–50 % des Bruttobetrags verloren – sowohl für den Arbeitnehmer (durch Steuern und Abgaben) als auch für den Arbeitgeber (durch zusätzliche Sozialversicherungsbeiträge). Der Essenszuschuss ist daher in der Regel die effizientere Alternative zur klassischen Lohnerhöhung.
Lassen sich Essenszuschuss und Sachbezugskarte kombinieren?
Ja, beide Benefits sind unabhängig voneinander und lassen sich hervorragend kombinieren. Der Essenszuschuss von aktuell (2026) bis zu 7,67 Euro pro Arbeitstag und die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro ergänzen sich ideal: Der Essenszuschuss deckt die tägliche Verpflegung ab, während die Sachbezugskarte den Mitarbeitenden zusätzliche Flexibilität für Einkäufe des täglichen Bedarfs bietet. Wer Unterstützung bei der Wahl des passenden Sachbezugskarten-Anbieters benötigt, findet bei mitarbeiterkarten24.de eine kostenlose und unverbindliche Beratung.
