Die richtige Sachbezugskarte
für Ihre Mitarbeitenden

Welche Karten für Mitarbeitende es überhaupt gibt

Die Modelle unterscheiden sich vor allem im Akzeptanznetz. Alle Karten müssen auf Regionen eingeschränkt sein („Regionalkarten“), um steuerlich akzeptiert zu werden. Alternativ können sie bei EINEM Händler mit Filialnetz deutschlandweit („Händlerkarte“) genutzt werden.

Regionalkarten binden das Guthaben an Geschäfte einer Stadt oder eines Landkreises und halten die Kaufkraft vor Ort. Allerdings gibt es hier noch Unterschiede: ob die Karten bei ALLEN regionalen Geschäften (z. B. Mastercard®) oder nur bei einzelnen regionalen Händlern (an den Kartenanbieter provisionspflichtige Vertragspartner) funktionieren. Die Vertragspartnermodelle decken meist nur etwa 10 % der regionalen Händler ab.

Händlerkarten mit bundesweitem Netz funktionieren in allen Filialstandorten der hinterlegten Handels-/Restaurantkette.

Mitarbeitende schätzen es erfahrungsgemäß, wenn sich der Arbeitgeber für eine Karte mit freier Händlerwahl entscheidet.

Kartenarten nach Akzeptanznetz

• Regional nur Vertragspartner Einzelne Geschäfte einer Stadt oder eines Landkreises. Die Kaufkraft bleibt vor Ort.
• Regional alle Händler Freie Auswahl in allen regionalen Geschäften.
• Bundesweite Handelskette Flächendeckung für Mitarbeitende mit wechselnden Einsatzorten.

Steuerfrei ist kein Merkmal der Karte, sondern eine Bedingung

Keine Karte ist von sich aus steuerfrei. Steuerfrei bleibt die Zuwendung nur, wenn vier Bedingungen zusammenkommen: Der Betrag bleibt innerhalb der monatlichen Freigrenze von 50 Euro, er wird zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt, er lässt sich nicht in Bargeld auszahlen oder in Geld umwandeln, und das Akzeptanznetz regional oder auf einen Händler begrenzt ist, sodass die Karte kein allgemeines Zahlungsmittel darstellt.

Wichtig ist dabei der Unterschied zwischen Freigrenze und Freibetrag: Wird die Grenze auch nur um wenige Cent überschritten, ist nicht der Mehrbetrag steuerpflichtig, sondern die gesamte Zuwendung dieses Monats. Die Einzelheiten stehen unter Kosten und steuerliche Grundlagen; für den konkreten Fall bleibt die steuerliche Beratung maßgeblich.

Freigrenze, nicht Freibetrag

0,01 € bis 50,00 € steuer- und sozialabgabenfrei

ab 50,01 € die gesamte Zuwendung dieses Monats wird steuerpflichtig, nicht nur der Mehrbetrag

Firmenkreditkarte, Geldleistung oder Sachbezug: der Unterschied

Drei Dinge werden häufig verwechselt. Eine Firmenkreditkarte für Mitarbeiter dient dienstlichen Ausgaben und ist kein Arbeitslohn, solange damit ausschließlich betriebliche Kosten bezahlt werden. Eine Geldleistung, etwa ein Zuschuss auf das Gehaltskonto, ist ab dem ersten Euro steuer- und beitragspflichtig, auch wenn sie zweckgebunden gemeint war.

Die Sachbezugskarte liegt dazwischen: Sie ist eine Sachzuwendung und bleibt innerhalb der Freigrenze steuerfrei, solange die genannten Bedingungen erfüllt sind. Auch eine nachträgliche Kostenerstattung gilt in der Regel als Geldleistung und damit als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Drei Dinge, die oft verwechselt werden

• Geldleistung Zuschuss auf das Gehaltskonto oder Erstattung im Nachhinein. ab dem ersten Euro steuer- und beitragspflichtig
• Sachbezugskarte Sachzuwendung auf einer Karte mit begrenztem Akzeptanznetz. innerhalb der Freigrenze steuerfrei
• Firmenkreditkarte Karte für dienstliche Ausgaben des Unternehmens. kein Arbeitslohn, solange nur betriebliche Kosten laufen

Welche Gutscheine für Mitarbeiter zulässig sind

Zulässig sind Gutscheine und Karten, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen: Tankgutscheine, regionale Einkaufsgutscheine oder Gutscheine für einen bestimmten Händler. Problematisch wird es, wenn sich der Gutschein auszahlen lässt, wenn er in Geld umgewandelt oder frei übertragen werden kann, oder wenn das Akzeptanznetz so weit gefasst ist, dass die Karte praktisch überall gilt. Genau an dieser Grenze entscheidet sich, ob aus dem steuerfreien Sachbezug eine steuerpflichtige Geldleistung wird.

Welche Karte zu welchem Unternehmen passt

Eine pauschal beste Sachbezugskarte für Mitarbeitende gibt es nicht. Es besteht eine Vielzahl von Differenzierungsmerkmalen und die unterschiedlichsten Einsatzzwecke in den Unternehmen (Regelmäßigkeit, Belohnung, Prämie, Bonus etc.).

Zählt vor allem der Aufwand in der Personalabteilung, sind das Aufladen im Rahmen der Lohnabrechnung, eine digitale Schnittstelle oder die Aufladung als Sammelbetrag wichtige Kriterien. Befindet sich der Unternehmensstandort in eher ländlicher Region, ist das Akzeptanzstellennetz von Bedeutung. Welche Originalanbieter Ihre individuellen Anforderungen erfüllen, zeigt unser unabhängiger Anbietervergleich.

Was im Arbeitsalltag mit der Karte passiert

Der Arbeitgeber lädt das Guthaben der Mitarbeiterkarte monatlich auf, in der Regel automatisiert für die gesamte Belegschaft. Die Mitarbeitenden aktivieren die Karte einmalig und bezahlen damit dort, wo das Akzeptanznetz es zulässt, kontaktlos und je nach Anbieter auch über das Smartphone. Bargeld lässt sich nicht abheben.

Nicht ausgegebenes Guthaben bleibt je nach System erhalten und kann zu einer größeren Summe angespart werden; wo dieser Betrag vom Mitarbeitenden ausgegeben werden kann, ist einer der Punkte, in denen sich die Karten spürbar unterscheiden. Wie eine Sachbezugskarte im Detail funktioniert, steht unter Sachbezugskarten im Überblick.

Wie hoch ist die Ersparnis für den Arbeitgeber?

Zuwendungen an Mitarbeitende können brutto (mit Steuer- und SV-Pflicht) oder als abgabenfreier Sachbezug gewährt werden. Für beides gilt: Sie müssen im Lohnkonto erfasst werden, monatlich und pro Person. Die Lohnbuchhaltung überwacht die Freigrenze über alle Sachbezüge desselben Monats hinweg, denn eine zweite Zuwendung kann die Grenze reißen. Aufladebetrag und Zeitpunkt sowie der Nachweis der Zusätzlichkeit sind zu dokumentieren. Diese Daten sind meist in den Anbieterportalen online hinterlegt. Bei Auswahl der passenden Karte ist der interne Zusatzaufwand minimal und der Effizienzgewinn gegenüber manuellen Gutscheinen deutlich.

Ihre Einsparungen im Einzelnen zeigt der Sachbezugsrechner.

Welche Mitarbeiter-Benefits es neben dem Sachbezug gibt

Der Sachbezug ist der häufigste Anlass, eine Mitarbeiterkarte einzuführen. Daneben stehen Mobilitätsleistungen wie Jobticket oder Fahrtkostenzuschuss, Verpflegungszuschüsse, Internetzuschuss, Angebote zur Gesundheitsförderung, die ebenfalls auf der Sachbezugskarte den Mitarbeitenden angeboten werden können.

Alle Benefit-Beträge werden auf die Sachbezugskarte gutgeschrieben. Daher ist die Qualität der Sachbezugskarte, mittels der die Mitarbeitenden über die von Unternehmen gewährten Benefits im Alltag verfügen können, das entscheidende Kriterium. Welche Kartensysteme die hohen Anforderungen erfüllen, zeigt unser unabhängiger Anbietervergleich.

Prepaid-Kreditkarte, Guthabenkarte, Bezahlkarte: wie die Karte technisch funktioniert

Technisch ist die Mitarbeiterkarte in den meisten Fällen eine Prepaid-Kreditkarte. Sie funktioniert ähnlich wie eine Prepaid-Debitkarte: Sie trägt das Logo eines Kartennetzwerks, ist aber nicht mit einem Kreditrahmen ausgestattet, denn bezahlt werden kann nur, was der Arbeitgeber vorher als Guthaben aufgeladen hat. Eine klassische Kreditkarte auf Rechnung des Arbeitgebers ist etwas anderes und für den Sachbezug nicht geeignet.

Die Prepaid-Karte kann physisch oder rein digital ausgegeben werden. Die Nutzung erfolgt kontaktlos an den Akzeptanzstellen des jeweiligen Systems, bei vielen Anbietern zusätzlich über eine App auf dem Smartphone. Mitarbeitende sehen dort den Kontostand und die letzten Buchungen; der Arbeitgeber verwaltet Aufladungen und Kartenbestand über ein Online-Portal. Wie viele Akzeptanzstellen zur Verfügung stehen und ob der Onlinehandel eingeschlossen ist, unterscheidet sich von Sachbezugslösung zu Sachbezugslösung erheblich.

Der 50-Euro-Sachbezug im Monat und 60 Euro zu persönlichen Anlässen

Der monatliche Betrag von 50 Euro ist die bekannteste Zahl, aber nicht die einzige. Die 50 Euro pro Monat und Mitarbeitendem sind eine Freigrenze für Sachzuwendungen: Was darunter bleibt, ist steuer- und sozialabgabenfrei; was darüber liegt, macht die gesamte Zuwendung des Monats steuerpflichtig. Nicht ausgeschöpfte Beträge lassen sich nicht in den Folgemonat übertragen.

Daneben stehen die Aufmerksamkeiten zu persönlichen Anlässen: bis zu 60 Euro je Anlass, etwa zu Geburtstag, Hochzeit oder Jubiläum. Diese Beträge zählen nicht auf die monatliche Freigrenze an und lassen sich zusätzlich auf die Karte laden. Beide Werte gelten je Mitarbeitendem, nicht je Karte, und setzen voraus, dass der Anlass dokumentiert ist.

Die 50-Euro-Freigrenze im Gesetz: § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG

Maßgeblich ist § 8 Abs. 2 EStG. Satz 11 dieser Vorschrift regelt die 50-Euro-Freigrenze für Sachbezüge, die im Rahmen eines Dienstverhältnisses gewährt werden. Damit eine Gutschein- oder Geldkarte überhaupt als 50-Euro-Sachbezug gilt und nicht als Geldleistung, muss sie die Kriterien des § 2 Abs. 1 Nr. 10 des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes erfüllen: begrenztes Netz von Akzeptanzstellen, begrenzte Produktpalette oder ein festgelegter sozialer beziehungsweise steuerlicher Zweck. Die Freigrenze gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleichermaßen, unabhängig von Position und Beschäftigungsumfang.

Hinzu kommt die Zusätzlichkeitsvoraussetzung aus § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG: Das Gehaltsextra muss zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Eine Umwandlung von Gehalt in Sachbezug ist damit ausgeschlossen. Diese Angaben geben den Rahmen wieder und ersetzen keine Steuerberatung; für den Einzelfall entscheidet Ihr Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.

Wie verwaltet der Arbeitgeber die Karten?

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist der Ablauf denkbar einfach: Karte aktivieren, monatlich einkaufen, fertig. Der Verwaltungsaufwand liegt vollständig beim Arbeitgeber, und genau dort entscheidet sich, ob eine Lösung im Alltag trägt.

Wichtige Fragen sind: Lässt sich die gesamte Belegschaft in einem Vorgang aufladen? Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnabrechnung? Je nach Bedarf lässt sich der Betrag pro Mitarbeitendem unterschiedlich hoch ansetzen, etwa gestaffelt nach Standort oder Beschäftigungsumfang. Arbeitgeber können weitere steuerfreie Extras auf die Karte laden, zum Beispiel eine Aufmerksamkeit zum Jubiläum für einzelne Mitarbeitende. Wie viele Zusatzprozesse löst das in der Personalabteilung aus?

Auch der Beantragungsprozess variiert je nach Art der Mitarbeiterkarte: Manche Anbieter liefern die Karten gebündelt an den Arbeitgeber, andere versenden kostenfrei direkt an die Mitarbeitenden, wieder andere bieten sowohl digitale als auch physische Karten. Diese Flexibilität ist ein wichtiges Auswahlkriterium: Mit steigender Anzahl an Karten jeden Monat steigt der Zusatzaufwand im Unternehmen.

Mitarbeiterbindung und Employer Branding im Mittelstand

Gerade für KMU ist die Karte ein wirksames Instrument, weil sie ohne großes Benefit-Budget auskommt und trotzdem jeden Monat sichtbar ist. 50 Euro netto entsprechen einer deutlich höheren Bruttolohnerhöhung, und dieser Unterschied ist für Mitarbeitende unmittelbar spürbar. Ein Beispiel: Bei 40 Mitarbeitenden kostet die volle Ausschöpfung rund 24.000 Euro im Jahr, die vollständig als Betriebsausgabe abziehbar sind.

Der Nutzen für die Mitarbeiterbindung entsteht weniger aus dem Betrag als aus der Regelmäßigkeit. Mitarbeiterkarten steigern die Motivation und Bindung der Mitarbeitenden vor allem dann, wenn sie monatlich ankommen: Mitarbeiter Benefits, die jeden Monat spürbar sind, wirken stärker auf das Employer Branding als eine einmalige Zahlung am Jahresende. Die Vorteile gegenüber einer Gehaltserhöhung sind vor allem die Abgabenfreiheit und die Planbarkeit der Kosten.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Welche Karte zu Ihrer Organisation passt, zeigen wir Ihnen!

Vier Fragen vor dem Preisvergleich

1.

Wo wird eingekauft?

Freie Auswahl in der Region oder nur vom Anbieter vorgegebene Geschäfte?

2.

Wie viel Aufwand?

Welche Zusatzarbeit in der Personalabteilung anfällt, entscheidet sich durch das System.

3.

Welche Vertragsdauer?

Laufzeiten und Kündigungsfristen unterscheiden sich deutlich.

4.

Wie sicher sind die Guthaben?

Bank im Hintergrund, Einlagensicherung, eigene Banklizenz.

Erst danach lohnt sich der Blick auf den Preis. Wer diese vier Punkte vorab beantwortet, verkürzt den Vergleich erheblich und vermeidet die häufigste Fehlentscheidung: eine Karte von einem großen und bekannten Anbieter zu wählen, der aber schlechten Service und wenige Akzeptanzstellen bietet, statt einer Kartengesellschaft mit überdurchschnittlich gutem Service, keinen versteckten Kosten und hoher Händlerdichte. Wir machen die Unterschiede deutlich!

Ab wann sich eine Mitarbeiterkarte lohnt

Eine Mitarbeiterkarte rechnet sich früher, als viele Arbeitgeber vermuten. Die meisten Anbieter arbeiten ab etwa zehn Karten, und schon in dieser Größenordnung liegt der Aufwand deutlich unter dem einer manuellen Gutscheinverwaltung. Ausschlaggebend ist nicht die Zahl der Karten, sondern die Regelmäßigkeit: Wer den Sachbezug monatlich gewähren will, kommt an einer Kartenlösung praktisch nicht vorbei.

Rechnerisch gilt: Die Kosten einer Mitarbeiterkarte bestehen aus der einmaligen Einrichtung, dem Kaufpreis je Karte, einer monatlichen oder jährlichen Fix- bzw. Voraus-Gebühr je aktiver Karte oder alternativ einer Gebühr nur bei Aufladung (keine Ladung, keine Kosten). Diese Gesamtkosten liegen in der Regel im niedrigen einstelligen Bereich pro Karte und Monat und sind wie der Sachbezug selbst als Betriebsausgabe abziehbar. Gegenzurechnen ist der eingesparte interne Aufwand, der bei Papiergutscheinen häufig sehr umfangreich ist.

Nicht sinnvoll ist die Mitarbeiterkarte, wenn der Sachbezug nur einmal im Jahr ausgeschüttet werden soll. Für einen einmaligen Anlass ist ein klassischer Gutschein meist günstiger. Sobald aber mehrere Anlässe im Jahr zusammenkommen oder der monatliche Sachbezug dauerhaft geplant ist, dreht sich das Verhältnis.

Mitarbeiterkarte einführen: die häufigsten Fehler

Der erste Fehler ist die Umwandlung: Wird bestehendes Gehalt in eine Mitarbeiterkarte umgewandelt, entfällt die Steuerfreiheit vollständig, weil die Zusätzlichkeitsvoraussetzung nach § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG nicht erfüllt ist. Der zweite Fehler betrifft die Freigrenze nach § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG: Wer neben der Mitarbeiterkarte im selben Monat einen weiteren Sachbezug gewährt, etwa einen Tankgutschein, überschreitet die Grenze und macht beide Zuwendungen steuerpflichtig.

Der dritte Fehler ist: Neben alteingesessenen Anbietern, deren Bekanntheitsgrad ein ungünstiges Preismodell (z. B. jährliche Vorauszahlung ohne Preisvorteil), schlechten Service (geringe Akzeptanzstellenzahl, Hotline nicht erreichbar) und spürbare Zusatzkosten überlagern, gibt es etablierte Kartengesellschaften mit deutlich besserem Preis-Leistungs-Verhältnis. Wir zeigen die Unterschiede auf!