Was ist eine Erholungsbeihilfe?

Die Erholungsbeihilfe – auch Erholungsgeld genannt – ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers, mit der er seine Mitarbeiter finanziell bei der Erholung unterstützt. Konkret erhalten Arbeitnehmer einen Zuschuss für die Urlaubszeit, der ausschließlich für Erholungszwecke gedacht ist. Das Ziel ist, den Angestellten (und ggf. ihrer Familie) einenerholsamen Urlaub oder andere Erholungsmaßnahmen zu ermöglichen und damit zur Gesundheit und Regeneration beizutragen.

Anders als das klassische Urlaubsgeld ist die Erholungsbeihilfe zweckgebunden: Sie soll z. B. für Erholungsreisen, Wellnessaufenthalte, Kurmaßnahmen oder ähnliche Aktivitäten verwendet werden, die dem Mitarbeiter helfen, sich von der Arbeit zu erholen. Ein Urlaub zu Hause wird dabei ebenfalls anerkannt – wichtig ist nur, dass die Zuwendung dem Erholungsurlaub des Mitarbeiters dient. Einen gesetzlichen Anspruch darauf gibt es allerdings nicht. Ob und in welcher Höhe eine Erholungsbeihilfe gewährt wird, liegt im Ermessen des Arbeitgebers. Denn es handelt sich um einefreiwillige Zusatzleistung und nicht um Arbeitslohn im engeren Sinne.

Steuerliche Vorteile der Erholungsbeihilfe

Für Arbeitnehmer ist die Erholungsbeihilfe steuer- und sozialversicherungsfrei, solange bestimmte Freigrenzen nicht überschritten werden. 

Wie funktioniert das? Der Arbeitgeber kann die Zuwendung nach § 40 Abs. 2 Nr. 3 EStG pauschal mit 25 % Lohnsteuer versteuern und übernimmt diese Steuerlast selbst. Dadurch bleibt die Zahlung für den Mitarbeiter netto komplett erhalten. Es werden keine Lohnsteuer oder Sozialabgaben vom Mitarbeiter einbehalten. Dies führt dazu, dass deutlich mehr vom Zuschuss beim Arbeitnehmer ankommt, während der Arbeitgeber geringere Gesamtkosten hat als bei einer regulären Gehaltsauszahlung. So entsteht eine klassische Win-win-Situation für beide Seiten.

Obergrenzen für die Begünstigung

Allerdings gelten feste Obergrenzen für die Begünstigung: Pro Mitarbeiter dürfen aktuell maximal 156 € pro Kalenderjahr als Erholungsbeihilfe begünstigt gezahlt werden. Darüber hinaus können zusätzlich 104 € für den Ehepartner bzw. eingetragenen Lebenspartner und 52 € pro Kind gewährt werden. Diese Beträge entsprechen den steuerlichen Freigrenzen. Innerhalb dieser Summen bleibt die Zuwendung beim Arbeitnehmer steuerfrei, da sie vom Arbeitgeber pauschal versteuert wird.

In der Praxis bedeutet das z. B.: Für einen verheirateten Mitarbeiter mit einem Kind sind bis zu 312 € pro Jahr als Erholungsbeihilfe möglich. Werden diese Höchstbeträge eingehalten, fällt für den Arbeitnehmer keine Steuer und keine Sozialversicherung auf diese Zuwendung an. Überschreiten die Zahlungen diese Grenze, müsste der übersteigende Teil regulär versteuert werden.

Voraussetzungen: Wann ist die Erholungsbeihilfe steuerfrei?

Damit das Finanzamt die Steuerfreiheit bzw. Pauschalversteuerung anerkennt, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Die Regel lautet: Die Erholungsbeihilfe muss zweckgebunden und in engem zeitlichen Zusammenhang mit einemUrlaub gewährt werden.

Im Einzelnen sind folgende Punkte zu beachten:

• Erholungszweck sicherstellen: Die Leistung darf ausschließlich zur Erholung verwendet werden. Der Arbeitgeber sollte seine Mitarbeiter darauf hinweisen, dass sie die erhaltenen Mittel wirklich für Urlaub, Wellness oder ähnliche Erholungsmaßnahmen einsetzen sollen.
  
• Zeitlicher Zusammenhang zum Urlaub: Die Auszahlung der Erholungsbeihilfe sollte zeitnah zum Urlaubsantritt oder -ende erfolgen. Üblich ist ein Zeitraum innerhalb von drei Monaten vor oder nach dem Urlaub. Gewährt der Arbeitgeber den Zuschuss lange Zeit vor oder nach dem eigentlichen Urlaub, ist der Zusammenhang nicht mehr gegeben. Die Finanzbehörden akzeptieren hier in der Regel maximal drei Monate Abstand.
  
• Urlaubsnachweis: Es kann erforderlich sein, den Urlaub und die Verwendung der Mittel nachzuweisen. Der Arbeitgeber darf zwar darauf vertrauen, dass der Arbeitnehmer das Erholungsgeld entsprechend nutzt, doch im Falle einer Prüfung muss belegt werden können, dass die Beihilfe tatsächlich für Erholungszwecke ausgegeben wurde. Daher ist es empfehlenswert, dass Mitarbeiter Belege (z. B. Hotelrechnungen, Reisebuchungen, Eintrittskarten für Freizeiteinrichtungen etc.) aufbewahren, um den Verwendungszweck zu dokumentieren. Diese Nachweise dienen dazu, die Abgrenzung zum normalen Urlaubsgeld zu untermauern.
  
• Urlaub genommen: Selbstverständlich muss der Mitarbeiter auch tatsächlich Urlaub nehmen oder eineKur/Reha-Maßnahme antreten. Dabei zählt auch ein Erholungsurlaub zu Hause – es ist also nicht zwingend erforderlich, dass eine Reise stattfindet. Wichtig ist nur, dass eine Phase der Erholung von der Arbeitnachweislich erfolgt.

Indem diese Voraussetzungen eingehalten werden, stellt der Arbeitgeber sicher, dass die gewährte Zahlung als echte Erholungsbeihilfe durchgeht und nicht als normale Vergütung gewertet wird. Andernfalls könnten Finanzamt oder Prüfer die Begünstigung versagen und die Zahlung als steuerpflichtigen Arbeitslohn behandeln.

Erholungsbeihilfe als zusätzlicher Zuschuss zum Arbeitslohn

Wichtig zu wissen ist, dass die Erholungsbeihilfe zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird. Zwar kann sie theoretisch auch als Baustein im Rahmen einer Gehaltsumwandlung verhandelt werden. In der Praxis wird sie jedoch meistens „on top“ als freiwilliger Zuschuss gezahlt. Auch Minijobber können eine Erholungsbeihilfe erhalten, denn sie zählt nicht zum regelmäßigen Entgelt und gefährdet daher nicht die 556-€-Grenze eines Minijobs. Für Teilzeit- und Vollzeitkräfte gelten die gleichen Beträge und Regeln.

Unterschied zum Urlaubsgeld

Oft wird die Erholungsbeihilfe mit dem Urlaubsgeld verwechselt. Jedoch ist das Urlaubsgeld einfach eine zusätzliche Zahlung des Arbeitgebers (oft tariflich oder betrieblich vereinbart), die wie normaler Lohn voll zu versteuern und zu verbeitragen ist. Bei der Erholungsbeihilfe handelt es sich jedoch um einen steuerbegünstigten Sonderzuschuss. Für Arbeitnehmer fallen auf das Urlaubsgeld sämtliche Steuern und Sozialabgaben an, sodass von einem freiwillig gezahlten Bruttobetrag netto wesentlich weniger übrig bleibt. Die Erholungsbeihilfe hingegen wird vom Arbeitgeberpauschal versteuert und bleibt für den Arbeitnehmer frei von Abgaben, sofern sie die oben genannten Grenzen einhält. Auf diese Weise kommt beim Mitarbeiter deutlich mehr Netto an.

Urlaubsgeld ist unabhängig vom Urlaubszeitraum

Der zeitliche Zusammenhang ist ein weiteres Unterscheidungsmerkmal: Urlaubsgeld kann unabhängig vom tatsächlichen Urlaubszeitraum gezahlt werden. Also z. B. kollektiv im Sommer oder zu einem bestimmten Stichtag. Die Erholungsbeihilfe muss jedoch immer an einen individuellen Urlaub gebunden sein. Auch ist Urlaubsgeld häufig vertraglich geregelt oder aufgrund von Tarifverträgen verpflichtend, wohingegen die Erholungsbeihilfe stets einefreiwillige Leistung des Arbeitgebers bleibt. Arbeitgeber haben also mehr Gestaltungsfreiheit bei der Erholungsbeihilfe. Sie können selbst entscheiden, ob, wann und in welcher Höhe – im Rahmen der zulässigen Beträge – sie diese Leistunggewähren möchten.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Eine steuerfreie Erholungsbeihilfe bietet Vorteile auf beiden Seiten. Die wichtigsten Pluspunkte sind:

• Mehr Netto für Mitarbeiter: Arbeitnehmer erhalten den Zuschuss steuerfrei, d. h. 100 % des gewährten Betragsfließen in die Urlaubskasse. Es fallen keine Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an, was gerade im Vergleich zu einer äquivalenten Brutto-Lohnerhöhung ein enormer Vorteil ist. Die Mitarbeiter können sich somit eineschönere Erholung leisten – sei es ein längerer Urlaub, eine bessere Unterkunft oder zusätzliche Wellness-Extras. Dieses Extra an Netto wirkt wie ein zusätzlicher Bonus, der unmittelbar spürbar ist.
  
• Geringere Kosten für Arbeitgeber: Wenn ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter z. B. 156 € netto zukommen lassen möchte, müsste er als regulären Lohn einen deutlich höheren Bruttobetrag zahlen (inklusive Lohnsteuer und Sozialabgaben). Bei der Erholungsbeihilfe spart sich das Unternehmen diese Mehrkosten, da nur die pauschale Lohnsteuer von 25 % anfällt. Insgesamt ist die Belastung für den Arbeitgeber dadurch geringer als bei einer klassischen Gehaltserhöhung oder einem Urlaubsgeld, um den gleichen Nettovorteil zu erreichen.
  
• Motivation, Gesundheit und Bindung: Erholte Mitarbeiter sind produktiver, seltener krank und motivierter. Durch die finanzielle Unterstützung der Erholungskosten zeigt das Unternehmen Wertschätzung und Interesse am Wohlergehen seiner Belegschaft. Dies trägt zur Mitarbeiterbindung bei – Angestellte fühlen sich wertgeschätzt und bleiben dem Arbeitgeber eher treu. Gleichzeitig leistet der Arbeitgeber einen Beitrag zur Gesundheitsförderung, indem er seinen Beschäftigten hilft, Stress abzubauen und neue Energie zu tanken. Solche Benefits können auch die Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen, was im Wettbewerb um Fachkräfte ein wichtiger Faktor ist.
  
• Flexibilität und Familienstärkung: Die Erholungsbeihilfe lässt sich individuell einsetzen. Jeder Arbeitnehmerkann selbst entscheiden, wofür er das Erholungsgeld nutzt – ob für eine Familienreise, einen Wellness-Trip allein oder einfach für Freizeitaktivitäten daheim. Zudem kann der Arbeitgeber, durch die zusätzlichen Beträge von 104 € bzw. 52 €, auch den Ehegatten und die Kinder des Mitarbeiters einbeziehen . Dies stärkt indirekt die ganze Familie des Mitarbeiters, was ebenfalls positiv zur Zufriedenheit beitragen kann. Ein Benefit für die gesamte Familie hat einen hohen emotionalen Wert und bindet den Mitarbeiter noch stärker ans Unternehmen.

Zusammengefasst ist die steuerfreie Erholungsbeihilfe ein effizientes Instrument, um Mitarbeiter finanziell zu entlasten und ihnen etwas Gutes zu tun, ohne dass es das Unternehmen übermäßig viel kostet. Es profitieren beide Seiten: der Arbeitnehmer durch mehr Netto und Erholung, der Arbeitgeber durch motivierte, gesunde und loyale Mitarbeiter.

Umsetzung in der Praxis

Wie kann ein Unternehmen eine Erholungsbeihilfe gewähren? Zunächst sollten interne Richtlinien oder ein kleiner Prozess definiert werden. Zum Beispiel kann der Arbeitgeber ein einfaches Formular bereitstellen, in dem der Mitarbeiter die Erholungsbeihilfe beantragt – mit Angabe des geplanten Urlaubszeitraums. Nach dem Urlaub kann der Mitarbeiter dann bestätigen, dass er die Mittel für Erholungszwecke ausgegeben hat (ggf. unter Vorlage von Belegen). So ist die Zahlung sauber dokumentiert.

Die Auszahlung selbst kann auf verschiedene Weise erfolgen. Viele Arbeitgeber wählen den direkten Weg über die Gehaltsabrechnung: Die Erholungsbeihilfe wird dabei als separate Position, außerhalb des regulären Lohns, ausgewiesen und mit 25 % pauschal versteuert. Der Betrag wird dem Mitarbeiter dann zusammen mit dem Gehalt oder auch separat ausgezahlt. Wichtig ist, in der Lohnbuchhaltung die Erholungsbeihilfe korrekt zu kennzeichnen, damit die Pauschalversteuerung ordnungsgemäß abgeführt wird und die Zahlung nicht dem sozialversicherungspflichtigen Brutto zugerechnet wird.

Unser Tipp: Sachbezugskarte statt Überweisung

Statt den Zuschuss in bar oder als Überweisung auszuzahlen, kann der Arbeitgeber auch Gutscheine oder Prepaid-Karten nutzen. Eine moderne und beliebte Lösung sind Sachbezugskarten, auch bekannt als Mitarbeiterkarten. Das sind Prepaid-Kreditkarten für Mitarbeiter, auf die Arbeitgeber steuerfreie oder pauschalversteuerte Zuschüsse buchen können. Über eine solche Karte lassen sich zum Beispiel steuerfreie Sachleistungen bis 50 € monatlich oder auch einejährliche Erholungsbeihilfe digital abwickeln. Der Arbeitgeber lädt den entsprechenden Betrag bequem über einOnline-Portal auf die Karte, und der Mitarbeiter kann die Zuwendung flexibel für seine privaten Zwecke einsetzen – in diesem Fall für Urlaub und Erholung.

Der große Vorteil: Die Verwaltung wird deutlich vereinfacht, da keine einzelnen Quittungen oder Bargeldflüsse gehandhabt werden müssen. Alles läuft digital und nachvollziehbar ab. Arbeitgeber vermeiden unnötigen Aufwand und Mitarbeiter profitieren von einer unkomplizierten Nutzung ihres Guthabens.

Natürlich sollte der Mitarbeiter auch bei der Verwendung einer Karte nur solche Kosten damit bezahlen, die dem Erholungszweck entsprechen wie z. B. Hotel, Bahn/Flug, Freizeitaktivitäten. Die Kartenauszüge können im Zweifel ebenfalls als Nachweis dienen, wofür das Geld verwendet wurde. Insgesamt ist die Sachbezugskarte eine einfache Möglichkeit, die Erholungsbeihilfe zeitgemäß und mit minimaler Bürokratie umzusetzen. Ein Vorteil gerade für mittlere und größere Unternehmen, die den Verwaltungsaufwand möglichst gering halten möchten.

Fazit

Die steuerfreie Erholungsbeihilfe ist eine attraktive Möglichkeit Mitarbeiter während der Urlaubszeit finanziell zu unterstützen und gleichzeitig Steuern zu sparen. Als Arbeitgeber zeigen Sie damit Wertschätzung für Ihre Mitarbeiterund fördern deren Erholung sowie Gesundheit. Gerade im Vergleich zum herkömmlichen Urlaubsgeld bietet die Erholungsbeihilfe deutliche Vorteile in puncto Steuerersparnis und Effizienz.

Nutzen Sie die Chance Ihren Mitarbeitern etwas zurückzugeben und zugleich von steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Mit Sachbezugskarten lässt sich der freiwillige Zuschuss mit geringem Aufwand realisieren. Entdecken Sie jetzt unseren kostenfreien und unabhängigen Service, um die richtige Sachbezugskarte für Ihr Unternehmen zu finden.