Sachbezug: Kommunikationsstrategien für Unternehmen

In der modernen Arbeitswelt im Wandel erkennen immer mehr Unternehmen den Wert von Mitarbeiter-Benefits in Form steuerfreier Sachbezüge – zum Beispiel als Prepaid-Karten mit monatlichem Guthaben. Solche Zusatzleistungen sind eine Win-win-Situation: Arbeitnehmer:innen erhalten einen echten Mehrwert (mehr Netto-Gehalt ohne Abzüge) und Arbeitgeber steigern Mitarbeitermotivation, Mitarbeiterbindung und Arbeitgeberattraktivität. Doch ein entscheidender Faktor für den Erfolg dieser Benefits wird oft übersehen: die Kommunikation. Nur wenn die Belegschaft die Vorteile, den Zweck und die Nutzung der Sachbezugslösung klar versteht, entfaltet das Programm seine volle Wirkung im Unternehmen.

In diesem Artikel erfahren Personalverantwortliche, Geschäftsführende und Entscheider:innen, warum zielgerichtete interne Kommunikation beim Sachbezug der Schlüssel zum Unternehmenserfolg ist und wie man durch klare Botschaften und kontinuierlichen Dialog Motivation, Zufriedenheit und Engagement der Mitarbeitenden nachhaltig fördert.

Sachbezugskarten: Flexibilität, Budgetkontrolle und weitere Vorteile auf einen Blick

Bevor wir uns der Kommunikation widmen, lohnt ein kurzer Blick auf die Vorteile steuerfreier Sachbezugskarten selbst. Diese Prepaid-Karten ermöglichen Unternehmen, Mitarbeiter steuerfrei bis zu einem Geldbetrag von 50 Euro pro Monat (600 € jährlich) zusätzlich zum Gehalt zu belohnen – ohne Lohnsteuer und Sozialabgaben. Die Angebote von mitarbeiterkarten24.de, einem unabhängigen Vergleichs- und Serviceportal für Sachbezugskarten, bieten dabei besondere Flexibilität und rechtliche Sicherheit.

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Unternehmen profitieren unter anderem von:

Flexibilität für Mitarbeitende: Die Karte kann breit eingesetzt werden – ob für Tanken, Lebensmittel, Shopping oder andere Wünsche. Jeder kann den Sachbezug nach individuellen Bedürfnissen nutzen, was die Arbeitsmoral hebt und sogar Spaß an der Arbeit fördern kann.
Budgetkontrolle für Arbeitgeber: Das Unternehmen legt pro Mitarbeiter:in ein festes monatliches Budget (z. B. 50 €) fest. Dadurch bleiben die Kosten planbar, und es wird vermieden, die Grenze des Steuerfreibetrags zu überschreiten. Diese Maßnahme ist deutlich kosteneffizienter als eine vergleichbare Gehaltserhöhung, da keine Abgaben anfallen.
Einfache Umsetzung & Verwaltung: Mit mitarbeiterkarten24.de lässt sich die passende Karte schnell auswählen und implementieren. Die Umsetzung erfolgt unkompliziert – etwa durch digitale Portale zur Verwaltung der Guthaben. Arbeitgeber sparen Zeit, da alle Schritte von der Anbieterwahl bis zur Integration in die Lohnabrechnung professionell begleitet werden.
Rechtliche Sicherheit: Die Sachleistung entspricht den aktuellen gesetzlichen Vorgaben (Arbeitsrecht und Steuerrecht). Sachbezugskarten sind so konzipiert, dass sie nur für Waren/Dienstleistungen einsetzbar sind und nicht in Bargeld ausgezahlt werden können. Mit mitarbeiterkarten24.de als Partner ist die Einhaltung der 50-€-Freigrenze und aller steuerlichen Regeln sichergestellt – ein wichtiger Teil der Compliance.

Diese Vorteile zeigen: Steuerfreie Sachbezüge per Karte sind ein effizientes Werkzeug der modernen Personalpolitik, um Wertschätzung zu zeigen und Talente ans Unternehmen zu binden. Allerdings – und das ist der Erfolgsfaktor unseres Themas – kommen all diese Benefits nur dann voll zur Geltung, wenn das Kommunikationskonzept stimmt.

Im Folgenden lesen Sie, wie Sie die Kommunikation als Instrument strategisch einsetzen, um Ihre Mitarbeiter-Benefits erfolgreich und nachhaltig zu implementieren.

Kommunikation als Schlüssel: Warum interne Kommunikation beim Sachbezug entscheidend ist

Eine klare, transparente Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg jeder neuen Benefit-Initiative. Gerade beim Thema Sachbezug gilt: Wenn Angestellte nicht genau verstehen, welche Leistungen ihnen geboten werden, welchen Wert diese haben und wie sie sie nutzen können, bleibt das Angebot wirkungslos. Unklare Informationen führen schnell zu Verunsicherung oder Desinteresse. Mitarbeitende wissen dann womöglich gar nicht, dass ihnen monatlich ein steuerfreier Zuschuss zusteht, oder sie sind unsicher, ob die Karte wirklich zusätzlich zum Gehalt kommt.

Gezielte Kommunikation schafft hier Abhilfe

Sie vermittelt den Mitarbeiter:innen von Anfang an: “Dieser Sachbezug ist Teil unserer Wertschätzungskultur. Er ist kein Ersatz, sondern ein Extra, das euch finanziell zugutekommt.” Durch solche klaren Botschaften bauen Unternehmen Vertrauen auf. Mitarbeiter begreifen, dass der Arbeitgeber ihnen etwas Gutes tut, was die emotionale Bindung stärkt. Gleichzeitig fördert verständliche Information die Mitarbeitermotivation: Wer den Nutzen erkennt, z. B. 50 € jeden Monat für persönliche Wünsche frei verfügbar, ist eher geneigt, den Benefit aktiv zu nutzen und schätzt den Arbeitgeber mehr.

Kurzum: Kommunikation entscheidet über Erfolg oder Misserfolg der Sachbezugslösung. Sie ist nicht nur nice-to-have, sondern ein zentraler Erfolgsfaktor im Einführungsprozess – vergleichbar mit einem Leitfaden, der alle durch das neue Programm führt.

Praxisbeispiel: Ein mittelständisches Unternehmen führte eine Sachbezugskarte ein, informierte die Belegschaft jedoch nur beiläufig per E-Mail. Viele Mitarbeitende blieben skeptisch. Einige dachten, der Benefit würde versteckt vom Lohn abgezogen, andere nutzten die Karte monatelang kaum, weil sie die Akzeptanzstellen nicht kannten. Erst als HR eine kleine Info-Kampagne startete, mit einer klaren Übersicht der Leistungen, FAQs und persönlicher Vorstellung in einer Teamrunde, änderte sich die Stimmung. Plötzlich verstanden alle, dass es sich um ein steuerfreies Geschenk on top handelt. Die Nutzungsquote schoss in die Höhe und das Gefühl der Wertschätzung im Team wuchs spürbar. Dieses Szenario verdeutlicht die Bedeutung: Kommunikation kann Unsicherheiten abbauen und aus einer zunächst zögerlich aufgenommenen Neuerung einen vollen Erfolg machen.

Die richtigen Kanäle und Instrumente: Wie Sie alle Mitarbeitenden erreichen

Damit die Kommunikationsbotschaften zum Sachbezug jeden erreichen, sollten Unternehmen auf passende Instrumente und Kanäle setzen. Ein häufiger Fehler ist es, nur einen Kanal (z. B. eine einmalige Rundmail) zu nutzen. Besser ist eine Multikanalstrategie, um wirklich jeder Beschäftigtengruppe die Info zugänglich zu machen.

Einige bewährte Maßnahmen und Kanäle für die interne Mitarbeiterkommunikation sind:

Persönliche Ankündigung: Starten Sie die Einführung in einem Mitarbeitertreffen oder einer Abteilungsrunde. Führungskräfte können in eigener Rolle als Vorbild den neuen Benefit vorstellen, Begeisterung vermitteln und direkt Fragen beantworten. Ein solches persönliches Auftakt-Event schafft Aufmerksamkeit und zeigt: Dem Arbeitgeber ist dieses Thema wichtig.
E-Mails und Intranet-News: Folgen Sie mit schriftlichen Informationen nach. Eine sorgfältig formulierte E-Mail oder ein Beitrag im Intranet stellt sicher, dass alle die Details schwarz auf weiß haben: von der Freigrenze (50 €) über die Nutzungsmöglichkeiten bis zu Anleitungen zur Kartennutzung. Achten Sie auf klare Sprache ohne Fachjargon. Alle Mitarbeitenden sollen auf Anhieb verstehen, wie der Sachbezug funktioniert. Zur Vertiefung können Sie einen kurzen Leitfaden oder eine FAQ-Liste anhängen, die auf häufige Fragen eingeht.
Mitarbeiter-App oder digitales Portal: Nutzen Sie vorhandene digitale Werkzeuge wie eine Mitarbeiter-App, ein HR-Portal oder interne Social-Media-Kanäle. Dort können Informationen zentral hinterlegt werden. Push-Benachrichtigungen (z. B. via App oder E-Mails) erinnern regelmäßig an den Benefit – so bleibt das Thema präsent.
Schwarzes Brett und Poster: In Produktionsumgebungen oder Bereichen ohne PC-Zugang sollten analoge Kanäle nicht vergessen werden. Aushänge am schwarzen Brett in Pausenräumen mit den wichtigsten Informationen (etwa „Steuerfreier Sachbezug – 50 € monatlich extra für alle!“ plus kurzer Erklärung) sorgen dafür, dass auch Fertigungsangestellte informiert sind. Visuelle Maßnahmen wie Poster können die Botschaften leicht verständlich transportieren und Neugier wecken.
Workshops und Schulungen: Bieten Sie kurze Einführungs-Workshops an, zum Beispiel im Rahmen von Onboarding neuer Kolleg:innen oder als freiwillige Info-Session. Hier können Sie live vorführen, wie man die Karte aktiviert, wo man das Guthaben abfragt und was steuerlich zu beachten ist. Solche Schulungen schaffen Sicherheit im Umgang mit dem neuen Instrument. Gleichzeitig signalisiert das Unternehmen: Wir investieren gerne etwas Zeit, damit ihr den Benefit optimal nutzen könnt.

Durch die Kombination dieser Kanäle stellen Sie sicher, dass die Kommunikation alle im Unternehmen erreicht – vom Büro bis zur Produktion, von digital-affinen Mitarbeitenden bis zu Kollegen, die lieber einen Aushang lesen. Wichtig ist, Informationen konsistent zu halten: Unabhängig vom Kanal sollten die gleichen Kernaussagen ankommen. So vermeiden Sie Missverständnisse und schaffen ein einheitliches Verständnis.

Klarheit und Regelmäßigkeit: Nachhaltige Kommunikation ohne Informationslücken

Klarheit in der Botschaft und Regelmäßigkeit in der Ansprache sind zwei weitere Erfolgsgeheimnisse, wenn es um Sachbezug-Kommunikation geht.

Zunächst zur Klarheit: Stellen Sie sicher, dass Botschaften rund um den Sachbezug präzise und verständlich formuliert sind. Vermeiden Sie komplizierte steuerliche Fachbegriffe. Erläutern Sie stattdessen die wichtigsten Punkte in einfacher Sprache. Zum Beispiel könnte man anstatt „zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn“ sagen: „Der Sachbezug ist eine Extra-Leistung oben drauf – er mindert nicht Ihr reguläres Gehalt.“ So begreifen alle sofort, was gemeint ist. Auch die Rahmenbedingungen (etwa die 50-€-Grenze und dass der Betrag nicht auszahlbar ist) sollten offen kommuniziert werden. Diese Transparenz schafft Vertrauen und beugt falschen Erwartungen vor. Alle Mitarbeitenden sollten genau wissen, worin der Wert der Leistung liegt und wie sie korrekt angewendet wird.

Ebenso wichtig: die Regelmäßigkeit der Kommunikation

Ein einmaliger Hinweis genügt nicht – vor allem nicht, wenn der Sachbezug dauerhaft (jeden Monat) gewährt wird. Planen Sie wiederkehrende Informationen ein, um das Thema präsent zu halten. Beispielsweise können monatliche Erinnerungen geschickt werden („Ihr Sachbezugsguthaben für September ist nun verfügbar – viel Freude beim Einlösen!“). Quartalsweise könnten Sie einen kurzen Blick darauf werfen, wie der Benefit ankommt, und positive Ergebnisse teilen, z. B.: „Bereits 90 % unserer Mitarbeitenden nutzen ihren Sachbezug – insgesamt wurden schon 30.000 € steuerfrei ausgezahlt. Ein echter Erfolg, der zeigt, wie sehr unsere Zusatzleistungen geschätzt werden.“ Solche Updates fördern die Arbeitsmoral und motivieren auch die letzten Zögernden, den Benefit auszuprobieren.

Kommunikationsplan erstellen

Ein Kommunikationsplan hilft, die Maßnahmen zu strukturieren. Legen Sie fest, wann und wie über den Sachbezug gesprochen wird – vom Launch über Follow-up-E-Mails, Intranet-News bis hin zu jährlichen Erinnerungen. Achten Sie darauf, in jeder Kommunikation den Mehrwert hervorzuheben: Wertschätzung der Mitarbeitenden, finanzieller Vorteil, Spaß beim Einlösen der Guthaben und Beitrag zur Unternehmenskultur.

Nicht zuletzt gilt: Offenheit für Rückfragen sollte Teil jeder Botschaft sein. Weisen Sie immer darauf hin, wo Mitarbeitende sich hinwenden können, wenn etwas unklar ist – sei es die HR-Abteilung, ein E-Mail-Postfach für Fragen oder eine Sprechstunde. Diese Transparenz und Erreichbarkeit signalisiert: Wir haben nichts zu verbergen, uns ist wichtig, dass ihr das Angebot versteht. Das nimmt Skepsis und verhindert Gerüchtebildung. Insgesamt gilt: Regelmäßige, offene Kommunikation festigt das Vertrauen in das Programm und stellt sicher, dass es langfristig angenommen wird.

Mitarbeitende einbeziehen: Akzeptanz, Feedback und Motivation steigern

Kommunikation ist keine Einbahnstraße. Gerade bei Mitarbeiter-Benefits wie dem Sachbezug ist es wichtig, die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen und auf ihre Bedürfnisse einzugehen. Dies erhöht die Akzeptanz und sorgt dafür, dass die Motivation hoch bleibt. Doch wie kann man die Belegschaft konkret einbinden?

Umfrage vor der Einführung durchführen

Ein erster Schritt ist, schon vor oder während der Einführung Feedback der Arbeitnehmer einzuholen. Zum Beispiel könnte HR eine kurze Umfrage starten: „Welche Kategorie von Ausgaben würdet ihr mit der Sachbezugskarte am liebsten abdecken? Was ist euch bei Mitarbeiter-Benefits am wichtigsten?“ Die Ergebnisse helfen, Kommunikationsschwerpunkte zu setzen. Stellen viele z. B. Wünsche nach Freizeit- und Wellness-Möglichkeiten fest, kann man gezielt kommunizieren, an welchen Akzeptanzstellen in diesem Bereich die Karte genutzt werden kann. So fühlen sich die Mitarbeitenden gehört und in ihren Bedürfnissen ernst genommen.

Kontinuierlich Feedback einholen

Nach der Einführung sollten Sie kontinuierlich Feedback einholen. Das kann formlos geschehen, etwa im Gespräch zwischen Führungskraft und Teammitglied oder strukturiert über eine anonyme Mitarbeiterbefragung nach einigen Monaten. Wichtig ist, dass Rückmeldungen nicht in der Schublade verschwinden: Kommunizieren Sie zurück, welche Erkenntnisse gewonnen wurden und welche Anpassungen eventuell erfolgen.

Beispiel: Wenn das Feedback ergibt, dass viele Mitarbeitende gern eine mobile App hätten, um ihr Guthaben abzufragen, könnte der Anbieter gewechselt oder um dieses Feature ergänzt werden. Teilt man solche Entscheidungen und die Gründe offen mit, stärkt das die Vertrauensbasis enorm. Die Belegschaft sieht, dass ihr Input direkten Einfluss hat – ein starker Motivationsfaktor und Beitrag zur Unternehmenskultur des Miteinanders.

Mitgestaltung der Kommunikation

Ein weiterer Aspekt der Einbeziehung ist das Mitgestalten der Kommunikation selbst. Identifizieren Sie interne Botschafter oder Beispiele, die die Leistungen greifbar machen. Gibt es bereits Kolleg:innen, die die Sachbezugskarte erfolgreich nutzen? Bitten Sie sie doch, in einem kleinen Interview oder im Intranet-Newsfeed über ihre Erfahrungen zu berichten („Für mich ist es eine tolle Sache – ich habe mir damit neuen Sport-Equipment gekauft und kein eigenes Geld ausgeben müssen.“). Solche Erfolgsgeschichten verleihen der Kommunikation Authentizität und wecken Interesse. Denn Arbeitskollegen vertrauen solchen Berichten oft mehr als offiziellen Mitteilungen. Es zeigt auch: Die Benefits werden tatsächlich genutzt und kommen an, was wiederum andere motiviert, es ebenfalls zu probieren.

Auch Führungskräfte sollten als aktive Promotoren eingebunden werden. Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, können sie im Alltag regelmäßig kurz auf den Benefit hinweisen oder ihre eigene positive Sicht teilen. Wenn die Chefs hinter dem Programm stehen, wird es automatisch ernster genommen und Teil der normalen Kommunikation am Arbeitsplatz.

Zusammengefasst: Je mehr die Mitarbeitenden selbst Teil des Kommunikationsprozesses sind, sei es durch Feedback, durch Mitgestaltung oder einfach durch dialogorientierte Kommunikation auf Augenhöhe, desto höher die Bindung und Zufriedenheit. Die Arbeitgeber-Leistung Sachbezugskarte wird dann nicht als ferngesteuertes HR-Programm empfunden, sondern als etwas, das man gemeinsam gestaltet und von dem man gern Teil ist. Das stärkt letztlich auch die Loyalität zum Arbeitgeber und damit den Unternehmenserfolg.

Fazit: Klare Kommunikation zahlt sich aus – jetzt aktiv werden

Kommunikation ist der entscheidende Erfolgsfaktor beim Thema Sachbezug. Unternehmen, die ihre Mitarbeiter-Benefits mit durchdachter interner Kommunikation begleiten, stärken nicht nur Motivation und Mitarbeiterbindung, sondern fördern auch eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur. Klare Botschaften, regelmäßige Informationen und der Dialog auf Augenhöhe sorgen dafür, dass steuerfreie Sachleistungen wie die Sachbezugskarte wirklich als Wertschätzung ankommen und genutzt werden. Davon profitieren alle: die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, die monatlich einen willkommenen Zusatzbetrag erhalten, ebenso wie das Unternehmen, das engagierte, loyale Mitarbeiter und eine effektivere Personalstrategie vorweist. Es entsteht eine echte Win-win-Situation, in der Zusatzleistungen und Kommunikation Hand in Hand zum gemeinsamen Erfolg führen.

Möchten auch Sie den Sachbezug in Ihrem Hause einführen oder noch besser nutzen? Dann zögern Sie nicht, sich Unterstützung zu holen. Mitarbeiterkarten24.de steht Ihnen als kompetenter Partner zur Seite – von der Auswahl der idealen Prepaid-Karten bis zur Entwicklung einer maßgeschneiderten Kommunikationslösung.